RSS News, Blogs & Feeds by Email

ناقشت في المقالتين السابقتين أهمية المواقع الداخلية للشركات Intranet Sites وكيفية تصميم تلك المواقع. وبعد إنشاء الموقع قد نفاجأ بأن العاملين لا يستخدمونه وبالتالي لا يؤدي الموقع الأهداف التي أنشأ من أجلها مثل تبادل المعلومات والمعارف والتحفيز وخلق روح الفريق. فكيف تستطيع حمل الموظفين على استخدام الموقع؟ هذا هو موضوع هذه المقالة.

أفكار للتشجيع على استخدام الموقع:

المحتوى المتميز هو أفضل وسيلة لجذب الانتباه للموقع. عندما تجد في الموقع محتوى متميزا فإنك ستزوره مرارا وتكرارا. فما هو المحتوى المتميز في الموقع الداخلي؟ المحتوى المتميز هو:

1- محتوى خاص بالمؤسسة نفسها: هذا أمر مميز جدا لأن الموظف لن يجد ذلك في أي موقع على الإنترنت. فحاول وضع معلومات خاصة بعمل المؤسسة فلا تقم بنقل مقالات من الإنترنت ووضعها في الموقع ولكن اكتب خصيصا للموقع الداخلي واطلب من الزملاء المتحفزين للفكرة أن يقوموا بإعداد بعض المقالات المفيدة في العمل. دليل العاملين والنماذج المستخدمة في المؤسسة هما مثالان عظيمان للمحتوى الخاص بالمؤسسة

2- محتوى يحتاج إليه العاملون في عملهم اليومي: فكر فيما يحتاج إليه أي موظف في المؤسسة وحاول وضع تلك المعلومات في الموقع وهذا يختلف من مؤسسة لأخرى. ما لم يكن الموقع يخدم الموظف في احتياجاته اليومية فلن يكون مفيدا.

3- محتوى يسعد به العاملون: مثل الأنشطة الاجتماعية والثقافية والرياضية. فهذه تشجع العامل على الدخول للموقع بشكل دوري وبالتالي يعتاد على استخدامه في أمور العمل. 

4- محتوى متميز من ناحية الجودة: لا تحاول ملء الموقع بأي شيء ولكن تأكد من دقة وجودة المواد التي تُنشر على الموقع. المعلومات الصحيحة والدقيقة تجلب القراء والأخطاء الكثيرة تنفر زوار الموقع.

5- محتوى متميز من ناحية الحداثة: إذا وجدت أن المعلومات التي تحصل عليها من الموقع أقدم من تلك التي تحصل عليها من مصادر أخرى فإنك ستفقد الثقة في الموقع ولن تعتبره مصدرا للمعلومات. لذلك فإن تحديث المعلومات بصفة مستمرة هو أمرٌ حتمي للتشجيع على استخدام الموقع.

6- محتوى مفهوم: لا تستخدم لغة أو مصطلحات لا يفهمها العاملون فأنت تخاطب هؤلاء الناس فخاطبهم بلغة يفهمونها وإلا فلن يستمعوا إليك أي لن يزوروا الموقع

وهناك أمور أخرى

1- لا تقم بطباعة التقارير المنشورة بالموقع: أغلق الطريق الورقي لكي يجد العامل ألا طريق سوى طريق الموقع الإلكتروني فيعتاد عليه ويبدأ في اكتشاف مميزاته.

2- التدريب: قم بالتدريب مهما كانت بساطة الموقع فالتدريب يُعرِّف بالموقع ويجعل العامل يستخدم الموقع بكل إمكانياته. والتدريب يتيح فرصة للتعرف على آراء العاملين وهو ما يساعد على تطوير الموقع.

3- سهولة الوصول للموقع: كلما كان الدخول للموقع صعبا كلما قل الدخول عليه. سهولة الدخول تشمل توفر أجهزة كومبيوتر متصلة بالشبكة الداخلية وسرعة الدخول للموقع. وقد يصل الأمر إلى إمكانية الدخول على الموقع من أي مكان خارج العمل عن طريق كلمة سر لكل مستخدم.

4- جعل الموقع الداخلي هو الصفحة الرئيسية: اجعل الموقع الداخلي هو الصفة التي يراها المستخدم عند فتح مستعرض الشبكة أي اجعلها Home Page لكل الأجهزة. 

5- تدريب المديرين: عندما يستطيع المدير استخدام الموقع بسهولة فإنه سيدفع الآخرين لذلك وسوف يطلب منهم نشر معلومات حديثة على الموقع وسيطلب منهم استخراج معلومات من الموقع.

6- توفير معلومات للموظفين الجدد: عندما يلتحق موظف جديد بالمؤسسة ويجد في الإنترانت كم مفيد من المعلومات التي تمكنه من الاندماج في المؤسسة بسرعة فإنه يعتاد على استخدام الموقع.

7- الحصول على دعم الإدارة: احرص على ان توضح مزايا الموقع الداخلي لإدارة المؤسسة لكي تحصل على تأييدهم للموقع فهذا يجعل المقاومين لمثل هذا التغيير ينصاعون للأمر وتفتر مقاومتهم.

8- مشاركة العاملين: عندما يقوم أحد العاملين بنشر مقال أو تقرير في الموقع فإنه سيقوم بتشجيع الآخرين على الدخول عليه. لذلك فإن فتح المجال لمشاركة العاملين بفكرهم في الموقع هو مما يشجع على استخدامه. ومن أبواب المشاركة أن يحتوي الموقع على منتدى Forum للعاملين.

9- نشر إنجازات العاملين: اكتب عن التطوير الذي يقوم به العاملون وانشر أسماء المشاركين في التطوير وصورهم فإن هذا مفيد من ناحية التحفيز وهو كذلك مما يجعل الكثير من العاملن يزور الموقع.

10- الاختيار المناسب لمشرفي الموقع: ابحث عن أشخاص لديهم رغبة قوية في نجاح تجربة الموقع الداخلي واجعلهم مشرفين على الموقع فهؤلاء هم الذين سيحرصون على تحديث الموقع وتطويره. 

11- التصميم الجيد: وهذا ناقشته بالتفصيل في المقالة السابقة

12- التحسين المستمر: تابع معدل الدخول على الموقع وتعرف على الصفحات الأكثر زيار والأقل زيارة. حاول معرفة أسباب الدخول على الموقع وأسباب العزوف عن ذلك. ثم قم بتحسين الموقع بحيث يعظم من أسباب استخدامه.

مواقع ذات صلة بالموضوع:

Five Ways to Boost Intranet Traffic

Ten Ways to Drive Traffic to Your Intranet

Five Ways for Increasing Intranet Traffic

Thirty Fours Ideas for Promoting Your Intranet

Top Ten Tips for a Successful Intranet

ناقشت في المقالة السابقة بعض فوائد المواقع الداخلية للمؤسسات Intranet Sites وفي هذه المقالة أناقش كيفية تصميم موقع داخلي للمؤسسة من حيث الشكل والمحتوى.

تصميم الموقع:

هناك أمور كثيرة يجب مراعاتها عند تصميم الموقع لكي يكون مناسبا للاستخدام اليومي في العمل. فإنشاء الموقع ووضع بعض المعلومات لا يعني أنه سيتم استخدامه بشكل مستمر في العمل. فلابد من توافر الأسباب التي تؤدي إلى استخدام الموقع ومنها أن يكون الموقع مصمما بحيث يسهل تصفحه ويسهل الوصول للمعلومات بسرعة. لذلك فإن عليك الاعتناء بالآتي:

تصميم القوائم Menu وهو أمر غاية في الأهمية بحيث يساعد على التجول بين أقسام الموقع بسهولة. 

تصميم الصفحة الأولى التي يبدأ منها عادة كل المتصفحين للموقع. لابد من اختيار الروابط التي توضع في هذه الصفحة بحيث تيسر عملية البحث عن المعلومات. من المفضل أن يصل المستخدم إلى أي معلومة بعدد قليل من النقرات (ضغطات الفأرة) وهذا يتأتى من تقسيم الروابط إلى مجموعات منطقية ووضع روابط أساسية في القائمة أو الصفحة الأولى.

توفير وسيلة بحث في صفحات الموقع بحيث يستخدمها المتصفح للوصول إلى ما يريد من خلال البحث عن كلمة أو عدة كلمات. استخدام البحث يساعد المستخدم عندما لا يستطيع الوصول للصفحات التي يريدها.

وضع روابط في كل صفحة للصفحات التي قد يرغب المتصفح في زيارتها بعد هذه الصفحة. فمثلافي صفحة المشروع عليك أن تصع روابط للصفحات التي تخص هذا المشروع بحيث يمكن للمستخدم الانتقال إليها مباشرة من هذه الصفحة. لا مانع من تكرار نفس الرابط عدة مرات في صفحات مختلفة. على سبيل المثال: قد يكون هناك رابط لصفحة مشروع تركيب أجهزة جديدة في صفحة المشروعات وفي صفحة إدارة التصنيع وفي صفحة إدارة المشتريات.

وجود وسيلة للعودة للصفحة الرئيسية. أمر بسيط ولكنه قد يُنسى بين الصفحات المختلفة. تأكد من وجود رابط في كل صفحة للعودة إلى الصفحة الرئيسية. وكذلك تأكد من وجود رابط للعودة إلى الصفحة الرئيسية الثانية مثل الصفحة الرئيسية للإدارة عند تصفح موقع إدارة ما أو الصفحة الرئيسية للمشروع عند تصفح مشروع ما.

التعرف على احتياجات المستخدمين للموقع: استمع للمستخدمين للموقع وشجعهم على توضيح الصعوبات التي يجدونها في تصفح الموقع. ويمكنك كذلك ملاحظة المستخدمين أثناء بحثهم عن الصفحات لكي تتعرف على المشاكل بنفسك لأن المستخدمين للموقع قد لا ينقلون لك الكثير من المشاكل التي تقابلهم. الاستماع للمستخدمين وملاحظتهم هي الوسيلة المثلى لتطوير الموقع وخاصة أن مستخدمي موقع الإنترانت هم العاملون بالمؤسسة فقط. لا تحاول بناء موقع يعجبك أنت ولكن حاول بناء موقع يعجب المسخدم نفسه.

فكر بأسلوب المستخدم: عندما تنظم الموقع فعليك أن تفكر كيف سيبحث المستخدم عن هذه الصفحة؟ غالبا ما يتبادر إلى الذهن تقسيم الموقع بنفس تقسيم الهيكل التنظيمي وذلك لكي يتولى كل قسم أو إدارة مسئولية مجموعة من الصفحات. هذا أمر له ما يميزه وله ما يعيبه. من المهم أن تكون هناك صفحات لكل إدارة لكي يتعرف من يريد على وظيفة تلك الإدارة والعاملين فيها وأخبارها. وعلى الجانب الآخر فإن اعتبار التصفح قائم على هذا الهيكل يجعل الوصول للمعلومات أمر صعب ولا يشجع على العمل الجماعي. لذلك فإنه ينبغي أن يكون هناك وسيلة للوصول إلى الصفحات غير الترتيب المنطقي للهيكل التنظيمي. فمثلا عند البحث عن تقرير ما لا يلزم أن أكون على علم باسم القسم أو الإدارة التي تصدره وأضطر للتصفح من إدارة إلى قسم حتى أصل إلى التقرير وإنما يجب أن يكون هناك روابط توصل إلى هذه التقارير أو المعلومات بشكل مباشر. وعندما أحب متابعة مشروع ما فإنه قد أضل طريقي بين الإدارات لكي أصل إلى صفحة المشروع ولكن يمكن وضع رابط للمشاريع بحيث يقودني ذلك الرابط إلى كل المشاريع تحت التنفيذ.

سرعة تحميل الصفحات: عندما تنتظر أكثر من بضع ثوان لكي يتم تحميل الصفحة فإنك تشعر بالملل وربما أغلقت الموقع أو ذهبت لموقع آخر. لذلك فإنه ينبغي أن نأخذ هذا في الاعتبار عند تصميم الإنترانت فلا نجعل الصفحة مليئة بالصور التي يبلغ حجم كل صورة منها كذا ميجا بايت. المستخدم ينتظر أن ينقر على الرابط فتأتيه المعلومة في ثانية أو اثنين او ثلاثة. هذا الأمر أهم عند المستخدم من الصور الجمالية والألوان الكثيرة.

البساطة: لا تضع أشياء لا داعي مثل الرسوم المتحركة والصور التي لا علاقة لها بالموضوع والكتابة بالخطوط المجسمة. اسأل نفسك ما هو الهدف من الصفحة؟ إنه توفير معلومة او معلومات في صورة مفهومة وسريعة. حاول تركيز كل جهدك لتحقيق هذا الهدف ولا تحاول جعل الصفحة تبدو كلوحة فنية رائعة في وسطها معلومة فأنت لا تريد ان تشغل المستخدم بشيء آخر. اجعل الصفحة مرتبة وواضحة ومكتوبة بشكل أنيق ولكن لا تضف أشياء لا داعي لها. هذا مماثل تماما لاستخدام الحروف الطائرة والمناظر الطبيعية في العروض التقديمية. وهناك مقالات وكتب عديدة عن البساطة في هذا العصر نظرا لتوفر تكنولوجيات كثيرة تتيح لك الكثير. ليس معنى القدرة على فعل الشيء أن تفعله فمثلا أنت تقدر على أن تضع وردا حول رأسك ولكنك لن تفعل، ويمكنك أن تلبس حذاء يضيء في الليل ولكنك لن تفعل. فكذلك عند تصميم الموقع ركز على هدفك ولا تشوش على متصفح الموقع.

تصميم الصفحات بحيث يمكن الوصول للمعلومة بسرعة. لا تصمم الصفحة بحيث يضطر القارئ أن يقرأ كل سطر ليبحث عن رقم تليفون مثلا. استخدم العناوين والعناوين الفرعية لترتيب الصفحة أو استخدم الجداول أو الرسوماتا لتوضيحية.

طول الصفحات: من المفضل ألا تكون الصفحات طويلة جدا ولكن يمكن تقسيم الصفحة الطويلة إلى عدة صفحات حسب الموضوع. في حالة الضرورة يمكن توفير وسائل للتنقل خلال نفس الصفحة عن طريق تقسيم الصفحة إلى أقسام ووضع روابط أعلى الصفحة للذهاب إلى أي قسم ووضع رابط في كل قسم للعودة إلى أعلى الصفحة.

اللغة: استخدم لغة مفهومة لمستخدمي الموقع. لا تستخدم الإنجليزية طالما بعض مستخدمي الموقع أو كلهم لا يحسنون الإنجليزية

لا تستخدم التحويل من إكسل أو وورد إلى HTML لأن هذا يجعل التعديل في الصفحة بعد ذلك صعبا جدا لأن ما تكتبه في محرر HTML مباشرة في عشر سطور ستحصل عليه في مائة سطر عند التحويل من هذه البرامج إلى HTML. وهذا يجعل التعديل في الصفحة لاحقا أمر معقد.

تشابه وسائل التصفح بين المواقع الفرعية المختلفة: لا تحاول وضع القائمة أو الروابط مرة بالأعلى ومرة بالأسفل ومرة على الجانب ولكن حاول وجود تشابه إلى حد ما في أسلوب الانتقال بين الصفحات فهذا يساعد المستخدم.

لا تجعل الموقع مجرد مجموعة من الملفات : قد تضع الكثير من الملفات من نوع PDF ليسهل طباعتها ولكن لا تجعل الموقع مجرد ملفات ولكن خصص بعض الوقت لبناء شاشات HTML فهذا أمر مختلف عن الملفات. فالملفات مفيدة في الطباعة ولكنها لا تتيح وسائل التصفح المختلفة.

مواقع ذات صلة بالموضوع:

Ten Ways to Continuously Improve your Intranet

Internet Usability: The Trillion Dollar Question

Top Ten Intranet Design Mistakes

System Design: Building Your Intranet Infrastructure

Eight Tips for Launching the Company Intranet

الإنترانت هي الشبكة الداخلية لمؤسسة ما فهي مثل الإنترنت تماما غير أن الدخول عليها مقصور على مكان محدد أو أشخاص محددين مثل موظفي الشركة أو طلبة الجامعة وهكذا. الإنترانت لها فوائد عديدة ومن بينها إنشاء موقع خاص بالمؤسسة يعمل من خلال الإنترانت. هذه المقالة تناقش بعض فوائد إنشاء موقع داخلي وتلقي الضوء على طبيعته.

لماذا؟

لماذا ننشئ موقعا على الإنترانت ألا يكفي موقعنا على الإنترنت؟ لا، لا يكفي فهذا أمر مختلف. الموقع على الإنترنت يخاطب العملاء وربما الموردين وهو موقع مفتوح يطلع عليه من شاء من رواد الإنترنت. ولذلك فلا يمكنك وضع تفاصيل خاصة بالعمل وبالموظفين على الإنترنت. أما موقع المؤسسة على الإنترانت فهو خاص بالعاملين فيمكنك أن تضع فيه أخبار الشركة التي تهم العاملين مثل الإنتاجية الشهرية أو تطور المشاريع أو القرارات الإدارية. كما يمكنك إتاحة معلومات كثيرة عن المؤسسة مثل تليفونات العاملين وعناوين بريدهم الإلكتروني. والإنترانت هي مكان مناسب لنشر التقارير الدورية التي يتم توزيعها عادة على العاملين في صورة تقارير ورقية. فالإنترانت تمكننا من الاستغناء عن طباعة التقارير لأن كل موظف يستطيع الاطلاع عليها وقتما يشاء ويمكنه طباعتها إن أراد ذلك.

من خلال هذا الموقع يمكنك تحفيز العاملين عن طريق عرض أفكارهم وإنجازاتهم وكذلك عن طريق خلق جو اجتماعي جيد بتخصيص صفحات للأنشطة الاجتماعية للمؤسسة مثل الرحلات والألعاب الرياضية. كما يمكنك تشجيع روح عمل الفريق وذلك من خلال توفير المعلومات لجميع العاملين وهو ما يشعرهم بالمشاركة ومن خلال تخصيص صفحة لكل مشروع بحيث تكون تلك الصفحة هي المكان الذي يجدون فيه ما يريدون من معلومات وما يقترحونه من أفكار وما يحققونه من إنجازات.

الإنترانت تتيح للمؤسسة التواصل مع العاملين بسرعة وبوضوح فمن خلالها تستطيع المؤسسة توضيح مواقفها ونشر أي قرارات جديدة وهو ما يقضي على الشائعات وسوء الفهم. الإنترانت هي بوابة لنشر ثقافة واحدة في المؤسسة فكل ما تنشره عليها يصل لكل العاملين. وهي كذلك وسيلة لتوضيح الخدمات التي توفرها المؤسسة وكيفية الحصول عليها مثل الرعاية الصحية أو الأنشطة الثقافية أو الرياضية أو الاجتماعية . الإنترانت هي وسيلة للتدريب عن طريق نشر بعض المواد التدريبية التي تساعد الموظفين على أداء أعمالهم. وهي وسيلة لتوعية العاملين من خلال نشر بعض النصائح الطبية والنصائح العامة.

موقع المؤسسة على الإنترانت هو المدخل لكل أنظمة المعلومات يتم ذلك من خلال وضع روابط لها في الصفحة الرئيسية للموقع أو الصفحات الفرعية حسب أهمية نظام المعلومات. بذلك يصبح الموقع هو الصفحة التي يفتحها الموظف لكي يفعل أي شيء أو يحصل على أي معلومة تخص المؤسسة.

إنشاء موقع إلكتروني هو خطوة في طريق العمل الإلكتروني فعندما تستطيع أن تجعل العاملين يزورون هذا الموقع باستمرار للبحث عن معلومات تخص العمل يكون من السهل بعد ذلك أن تطلب منهم أن يستخدموا العمل الإلكتروني فيما بينهم وفيما بينهم وبين العملاء والموردين.

والخلاصة التي يغفل عناه الكثير من المديرين أن إنشاء موقع على الإنترانت يتيح فرصا كثيرة للتطور والتحفيز والنمو والإبداع.

تحديد استخدامات الموقع؟

هذه هي الفوائد العامة ولكن عليك أن تبحث عن أهداف موقعك الداخلي الخاصة بظروف المؤسسة. وعلى الرغم من تشابه الأهداف والاستخدامات بين المؤسسات إلا أن كل مؤسسة لها طبيعتها وظروفها الخاصة بها. ففي الجامعات مثلا تكون الإنترانت وسيلة لنشر مواعيد المحاضرات والواجبات والمشاريع الجامعية ومذكرات المحاضرات وخدمات الجامعة والتعريف بالكليات والأقسام والأساتذةوقد يصل الأمر إلى دفع المصاريف واداء الامتحانات إلكترونيا. وفي الشركات الصناعية تكون الإنترانت وسيلة لنشر معلومات عن حقوق وواجبات العاملين ونشر بيانات الإنتاج والتعريف بوظيفة كل إدارة ونشر الدراسات الفنية. وفي الشركات الخدمية تكون هناك استخدامات إضافية مثل توعية الموظفين حول أسلوب التعامل مع العملاء وإتاحة معلومات تساعد الموظفين على خدمة العميل ونشر قصص النجاح ونشر بيانات البيع أو الخدمة.

الإنترانت هي وسيلة وعليك أن تحدد أوجه الاستفادة منها في مؤسستك. فقد تجد استخدامات خاصة للإنترانت في مؤسستك. ولأسباب عديدة يجب ألا يقوم شخص أو عدد قليل من الأشخاص بتحديد أوجه استخدام الإنترانت بل يجب إشراك العاملين في ذلك حتى تاتي الأهداف من واقع احتياج العمل نفسه وحتى يشعر العاملين بالمشاركة في إنشاء الموقع فيتحفزون لاستخدامه وتطويره. 

هل لديك موقع داخلي؟

بعض المؤسسات لديها شبكة داخلية LAN ولكن ليس لديها موقع داخلي. لماذا؟ لأن أحدا لم يرأهمية لذلك. ولكن الموقع الداخلي كما أوضحت له فوائد لا يستهان بها. وبعض المؤسسات تنشيء موقعا ثم يصبح شيئا مهجورا. لماذا؟ قد يكون بسبب عدم تسويق الموقع بين العاملين أو بسبب عدم تحديث بياناته أو بسبب عدم ارتباطه باحتياجات العاملين والعمل الحقيقية أو بسبب سوء التصميم.

الموقع الداخلي الناجح ليس مجرد صفحة أو صفحات نضعها على الشبكة الداخلية بل الأمر يحتاج الكثير من الجهد لكي يكون الموقع سهلا في الاستخدام، مناسبا للعاملين، ومقبولا كوسيلة لتبادل المعلومات. في المقالة التالية إن شاء الله نتعرض لبعض النصائح المهمة لإنشاء موقع ناجح. 

تجربة شخصية؟

في الواقع لي تجربتان. التجربة الحالية وهي إنشاء موقع إنترانت في شركة عربية وهذا سأتحدث عنه في مقالة لاحقة إن شاء الله. أما التجربة الأولى فكانت أثناء دراستي في الولايات المتحدة منذ سنوات حيث كان الموقع الداخلي للجامعة يحتوي على كل ما يمكن أن تسأل عنه. فالموقع به الكثير والكثير بداية من درجة الحرارة ومواعيد الحافلات (الأتوبيسات) ومواعيد المحاضرات. والموقع به صفحات مخصصة لكل كلية وكل قسم وكل خدمة من خدمات الجامعة. فيمكنك الدخول على نظام المكتبة لتبحث عن كتاب ويمكنك ان تعرف مواعيد المطاعم في اتحاد الطلبة ويمكنك أن تشتري شيئا من مكتبة بيع الكتب. وفي مجال التعليم فإن الموقع به صفحات مخصصة لكل مادة علمية بحيث يتم من خلاله التواصل بين الأستاذ والطلبة. والموقع به إعلانات عن كل الأحداث الثقافية والرياضية والاجتماعية مثل الندوات والمسابقات والاحتفالات. ونتيجة لذلك فإن طلبة الجامعة يستخدمون الموقع كثيرا نظرا لأنه يلبي احتياجاتهم بسرعة ويسر.

هذا الموقع هو أشبه بموقع على الإنترانت إلا أن الكثير منه متاح من خلال الإنترنت ويمكنك زيارة الموقع على الرابط التالي:

RPIinfo